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Toujours plus loin :
Réalisez de plus grandes économies en exploitant mieux votre technologie actuelle
By James Careless
Les ordinateurs portatifs, les logiciels juridiques et les téléphones intelligents sont des outils essentiels de la vie juridique moderne, surtout pour les avocats autonomes et les petits cabinets qui doivent minimiser les frais de personnel. Mais la plupart des avocats ne tirent pas tout le parti possible de leur technologie, affirment les avocates Laura Calloway et Donna Neff, et encore moins d’entre eux utilisent de nouvelles technologies pour accroître leur productivité et réduire encore leurs coûts.
« La plupart des avocats disent être trop occupés à exercer le droit pour apprendre toutes les possibilités de leur technologie », dit Laura Calloway, directrice des programmes de service et du programme d’aide à la gestion des cabinets auprès de l’Alabama State Bar.
« Mais s’ils y consacraient autant d’efforts qu’ils le font pour améliorer leurs aptitudes en contre-interrogatoire, ils rehausseraient sensiblement leur productivité. »
Donna Neff, qui dirige la Neff Law Office Professional Corporation près d’Ottawa, abonde dans le même sens : « Utiliser la technologie actuelle au maximum importe le plus pour les avocats autonomes et les petits cabinets. »
« Il faut une période d’apprentissage pour se familiariser avec la technologie juridique, et il vous en coûtera initialement, dit-elle. Mais il y a un véritable intérêt à le faire, parce que vous pouvez gagner du temps et réduire les heures de travail requises pour gérer votre travail. Par exemple lorsque notre bureau a renoncé au papier, j’ai réduit mes besoins en main-d’œuvre et économisé 30 000 $ par année. »
Faut-il craindre que le personnel réagisse mal à une réduction de sa charge de travail? « Les tâches que vous éliminez en utilisant la technologie plus efficacement sont parmi les plus ennuyantes, donc vos employés seront heureux de les perdre », répond Laura Calloway
« Tout le monde en profite lorsque les avocats utilisent tout le potentiel de leur technologie – y compris les clients, qui obtiennent un service de meilleure qualité, plus rapide et plus constant. »
En avril au TechShow 2011 de l’ABA, Donna Neff et Laura Calloway ont parlé des aptitudes technologiques nécessaires à tout avocat. Voici certains de leurs conseils :
Microsoft Word
Insérez le nom et l’emplacement du fichier dans chaque document, de sorte que quiconque le lit sait où le trouver.
Si vous utilisez les styles pour créer des intertitres dans un long document, vous pouvez créer une table des matières reprenant ces styles; par la suite, il suffit de parcourir la table des matières et de cliquer sur le sujet qui vous intéresse pour arriver à l’endroit voulu dans le document.
Utilisez la fonction de suivi des modifications, de sorte qu’il soit ensuite facile de retrouver les révisions et les suggestions du client.
Logiciel d’assemblage de documents
Si vous utilisez un logiciel d’assemblage de documents, créez des gabarits pour les types de documents que vous produisez souvent. Vous n’aurez pas à perdre du temps à recommencer chaque fois d’une page blanche.
Enregistrement numérique
Si vous dictez des documents au moyen d’un enregistreur numérique plutôt qu’un vieil enregistreur analogique à cassette, vous et vos employés pouvez aisément établir une priorité quant aux documents à transcrire. La livraison de la dictée et du produit fini se fait par voie électronique, ce qui permet aussi de gagner du temps.
Ajoutez un logiciel de reconnaissance vocale tel que Dragon NaturallySpeaking, et votre ordinateur effectuera une première transcription de vos propos. Ce sera encore du temps et des heures de travail économisés.
